Pourquoi une chaîne, et pas une liste
Dans la plupart des cabinets, l’entrée d’un client vit dans un tableau tenu par la personne qui a signé. Elle crée le dossier, renseigne ce qu’elle sait, et considère que c’est parti. Trois mois plus tard, le social découvre qu’il n’a pas l’accès aux déclarations, le comptable que le mandat SEPA n’est jamais arrivé à la banque, et la première échéance à paiement tombe sans que rien ne parte.
Une chaîne dit autre chose qu’une liste : qui fait quoi, dans quel ordre, et avant quelle date comptée depuis la signature. Celle-ci vient de la procédure d’un cabinet de soixante personnes, qui traitait ses entrées en réunion interservices tous les lundis, sur un tableau. C’est exactement une chaîne, tenue à la main.
Les 12 étapes, service par service
Chaque tâche a un service et un délai, compté depuis la date de la signature. Le délai est un maximum, pas une cible : la plupart se font le jour même quand le cabinet est organisé.
Gestion interne
- Créer le dossier dans les outils du cabinet, tous domaines confondus J+3
- Renseigner les données permanentes du dossier J+7
- Ouvrir l'espace professionnel impots.gouv avec le client J+7
- Faire signer le mandat de télétransmission des déclarations J+15
- Faire signer le mandat SEPA, puis le transmettre à la banque J+15
- Ouvrir l'accès aux déclarations sociales si le dossier a du social J+15
- Faire activer par le client les alertes du portail déclaratif J+21
Juridique
- Rendez-vous de présentation du service juridique J+30
Social / paie
- Premier rendez-vous d'organisation du volet social J+30
Comptable / fiscal
- Premier rendez-vous d'organisation, avant le début d'activité J+30
- Mettre en place la récupération automatique des relevés bancaires J+45
- Vérifier la qualité de la collecte après trois mois J+90
Délais comptés depuis la date de l’événement, pas depuis sa détection. Catalogue des chaînes, version 2026-09-01.
La première semaine : la gestion interne
Tout commence par la création du dossier dans chacun des outils du cabinet, tous domaines confondus : production, paie si le dossier en a, juridique, gestion documentaire, gestion interne. Trois jours, parce qu’un cabinet organisé fait ses créations par lots l’après-midi même, et que trois jours laissent passer un week-end sans rendre la tâche fausse dès son écriture.
Viennent ensuite les données permanentes : forme juridique, régime fiscal, périodicité de TVA, date de clôture, établissements. Ce sont elles qui engendrent les échéances. Une donnée permanente fausse à l’entrée produit une échéance fausse à chaque période.
L’espace professionnel impots.gouv s’ouvre avec le client, au téléphone : les identifiants sont les siens, et ne peuvent pas être choisis à sa place. C’est la tâche que les cabinets repoussent le plus, parce qu’elle demande un rendez-vous.
Les mandats, l’oubli le plus cher
Deux signatures conditionnent tout le reste. Le mandat de télétransmission permet au cabinet de déposer les déclarations au nom du client ; sans lui, la première TVA se dépose à la main, ou pas. Le mandat SEPA, une fois signé, doit encore être transmis à la banque : un mandat signé et resté dans un tiroir ne prélève rien, et la première échéance à paiement tombe sans que rien ne parte. C’est l’oubli le plus cher de la liste, et le plus silencieux.
Si le dossier a du social, l’accès aux déclarations sociales s’ouvre dans le même temps. Et le client active lui-même les alertes de son portail déclaratif : le cabinet ne peut pas le faire pour lui, il peut seulement vérifier que c’est fait.
Les trois rendez-vous d’organisation
Un par service, dans le mois, et de préférence avant le début d’activité : le comptable pose la collecte des pièces et le rythme, le social pose les éléments variables et le calendrier de paie, le juridique se présente et dit ce qu’il attend. Trois rendez-vous courts valent mieux qu’un long : chacun engage le service qui le tient.
Dans la foulée, le comptable met en place la récupération automatique des relevés bancaires. Quarante-cinq jours, parce que la banque et le mandat de collecte prennent leur temps, et qu’un dossier sans relevés automatiques se saisit à la main pendant des mois.
Le rendez-vous des trois mois
La dernière tâche n’est pas une formalité : au bout de trois mois au plus, le comptable vérifie que le client tient la collecte. C’est le rendez-vous qui décide si l’organisation posée à l’entrée a pris, ou pas. Un cabinet qui le saute découvre le problème au bilan.
Ce que Clara en fait
Quand le dossier entre, Clara crée les 12 tâches, les date depuis la signature et les affecte à leur service. Chaque responsable voit les siennes dans son récapitulatif du matin ; l’associé voit, sur la matrice, les entrées dont une tâche est en retard. La chaîne est livrée telle quelle, et elle se règle avec vous : un cabinet qui transmet ses mandats SEPA en dix jours plutôt qu’en quinze change le délai, pas la chaîne.
Rien n’est à construire pour commencer. C’est ce que dit la page fonctionnalités, et c’est la différence avec un outil qui vous demande d’écrire votre process avant de l’outiller.
Damien Gossard construit Clara Direct avec les cabinets qui l’emploient. Les étapes et les délais de ce guide sont lus dans le catalogue des chaînes livré avec Clara, à la date indiquée en tête ; le texte, lui, est relu à chaque changement du catalogue. Tous les guides.