Choisir la plateforme agréée de ses clients : ce que le cabinet regarde avant de désigner.

Avant de comparer : deux vérifications et trois questions

D’abord, l’immatriculation. Une plateforme « en attente » ou « sous réserve » ne permet pas encore de recevoir une facture ; une plateforme absente de la liste de la DGFiP n’est pas agréée, quoi qu’en dise sa page d’accueil. La liste relevée et datée se cherche par nom ou par société. Ensuite, la date : depuis le 1 septembre 2026, tout client assujetti à la TVA doit pouvoir recevoir ; les PME et les micro-entreprises émettent à partir du 1 septembre 2027. Le choix n’attend donc pas la seconde date.

Puis trois questions au client, qui éliminent la moitié de la liste :

• Dans quoi facture-t-il aujourd’hui ? Un logiciel de facturation, une banque en ligne, un tableur, rien. Si l’outil est lui-même agréé, la réponse est presque toujours là.
• À qui vend-il ? Des entreprises françaises seulement, ou aussi des particuliers, des clients à l’étranger, des opérations hors champ de TVA : ce qui ne passe pas en facture électronique passe en e-reporting, et la plateforme doit le porter.
• Combien de factures, et qui les traite ? Dix par mois saisies par le dirigeant, ou mille par un service : la plateforme qui convient à l’un ne convient pas à l’autre, et le prix suit le volume.

Les six critères, côté cabinet

1. L’outil que le client a déjà

Beaucoup de plateformes agréées sont d’abord un logiciel de facturation, de production comptable ou une banque en ligne. Si le client y facture déjà, sa plateforme est celle de l’outil : rien à raccorder, les factures arrivent là où elles sont traitées. Sinon, chercher une plateforme qui se raccorde à son outil, plutôt que lui faire changer d’outil pour une plateforme.

2. L’accès du cabinet

Un identifiant du cabinet, valable pour tous les dossiers qu’il suit sur cette plateforme, avec une délégation réglable par dossier : voir, télécharger, valider, ou tout. Jamais les identifiants du client, qui engagent sa responsabilité et qu’il faudra changer le jour où le collaborateur part.

3. Ce qui arrive dans la production comptable

C’est le critère qui pèse le plus sur le temps du cabinet, et le moins visible dans une plaquette. Les factures et leurs statuts (déposée, reçue, refusée, payée) doivent rejoindre l’outil de production, par connecteur, par API ou au pire par export régulier. Être sur la même plateforme que le cabinet n’est pas nécessaire ; que les factures y parviennent l’est. Les pages intégrations disent ce que Clara lit dans les outils du cabinet ; demandez la même chose à la plateforme.

4. Le périmètre des flux

Ventes aux particuliers, clients à l’étranger, opérations hors champ : la plateforme doit porter l’e-reporting correspondant, sinon le client tiendra deux outils et le cabinet deux suivis. Vérifier aussi les formats acceptés au-delà du minimum (Factur-X, UBL, CII) et l’interopérabilité avec les plateformes des fournisseurs, que le client ne choisit pas.

5. Le prix total pour le portefeuille

Une offre gratuite a des limites : nombre de factures, formats, durée d’archivage, options payantes pour le reste. Le cabinet ne compte pas pour un dossier mais pour cent, et sur plusieurs années : le prix à l’entrée compte moins que ce qui se déclenche au-delà des limites, et que le droit de l’éditeur à le changer.

6. La réversibilité

Préavis, export des factures et des archives dans un format lisible, frais de sortie. Changer de plateforme ne transfère pas les archives tout seul, et le client reste tenu de les conserver. Une plateforme qui ne sait pas dire comment on la quitte ne se choisit pas, même gratuite.

Les trois cas qui reviennent

• Le client facture dans un outil agréé. Sa plateforme est celle de l’outil. Le cabinet vérifie l’immatriculation (définitive, pas « sous réserve »), obtient son accès cabinet, et s’assure que les factures rejoignent sa production. C’est le cas le plus fréquent, et le plus court.
• Le client facture dans un ERP ou un logiciel qui n’est pas agréé. L’éditeur passe en général par une plateforme partenaire, comme « solution compatible ». Désigner la solution ne désigne pas la plateforme : c’est celle-ci qu’il faut inscrire dans l’annuaire, et c’est son accès cabinet qu’il faut demander.
• Le client n’a pas d’outil. Une micro-entreprise qui facture sur un tableur, ou pas du tout. Une offre gratuite immatriculée suffit pour recevoir ; le cabinet désigne par mandat, et prévoit le passage à l’émission, qui demandera un outil.

Désigner par mandat, et le tenir

Le cabinet peut désigner la plateforme au nom du client, sur un mandat signé du représentant légal. Deux pièces, donc, pour chaque dossier : le mandat, signé et conservé, et la désignation dans l’annuaire, faite et vérifiée. Et deux états à suivre, qui ne vont pas ensemble : une plateforme peut être désignée sans être activée, et activée sans que le mandat soit revenu signé. Un portefeuille se tient avec ces quatre colonnes au moins : la plateforme, son état, le mandat, la date d’activation.

Les erreurs qui coûtent

• Désigner une plateforme « sous réserve » : le client croit recevoir, ses fournisseurs ne peuvent pas lui adresser de facture, et personne ne le voit avant la relance.
• Désigner la « solution compatible » et non la plateforme derrière : l’annuaire ne connaît pas la solution.
• Choisir la plateforme du cabinet pour tous ses clients sans regarder leur outil : des factures à ressaisir, et des clients qui changent d’outil sans prévenir.
• Laisser le mandat dans un tiroir : la désignation est faite, le cabinet n’a pas le droit de l’avoir faite.
• Tenir le portefeuille dans un classeur : il dit l’état du jour où on l’a rempli, et il ne prévient personne quand le délai passe.

Ce que Clara en fait

Clara ne choisit pas une plateforme et n’en recommande aucune. Elle tient le portefeuille : pour chaque dossier, la plateforme désignée, prise dans la liste relevée et jamais dans un texte libre, son état, le mandat, la date d’activation ; et la liste des dossiers qui n’ont rien désigné, avec le compte des jours depuis l’obligation. Un code de l’éditeur comptable, un « oui » ou un « non » ne passent pas pour un choix. C’est décrit sur la page fonctionnalités.