Les trois mandats
- Le mandat de télétransmission autorise le cabinet à déposer, au nom du client, ses déclarations fiscales et sociales par jedeclare.com. Sans lui, la première TVA se dépose à la main, ou pas.
- Le mandat de prélèvement (SEPA) autorise le paiement des impôts et cotisations par prélèvement. Signé, il doit encore être transmis à la banque : un mandat dans un tiroir ne prélève rien.
- Le mandat de collecte bancaire autorise la récupération automatique des relevés du client vers le logiciel de production, compte par compte. Sans lui, la tenue se saisit à la main pendant des mois.
À l’entrée d’un dossier
Dans la chaîne d’entrée, les mandats de télétransmission et de prélèvement se signent dans les quinze jours de la lettre de mission, et la collecte bancaire se met en place dans les quarante-cinq jours : la banque et le mandat prennent leur temps. L’espace professionnel impots.gouv s’ouvre avec le client, au téléphone, parce que les identifiants sont les siens.
À la sortie d’un dossier
Dans la chaîne de sortie, les mandats de télétransmission et de prélèvement se révoquent, et les banques sont prévenues de l’arrêt de la collecte, mais seulement après la dernière liasse et les dernières déclarations : ce sont eux qui servent à les transmettre et à les payer. La première version de notre chaîne de sortie révoquait les mandats à trente jours et demandait le dernier bilan à soixante. Elle se contredisait ; elle est corrigée.
Les erreurs qui coûtent
- Révoquer la télétransmission avant la dernière liasse : elle ne part plus, et personne ne le voit avant la pénalité.
- Signer le prélèvement sans le transmettre à la banque : la première échéance à paiement tombe, rien ne part.
- Oublier la collecte bancaire : la tenue se saisit à la main, et le rendez-vous des trois mois révèle que le client ne tient pas la sienne.
- Garder un mandat ouvert sur un dossier sorti : le cabinet reste responsable de ce qu’il transmet, pour un client qui n’est plus le sien.
Ce que Clara en fait
Clara ne signe ni ne révoque un mandat : c’est un acte entre le cabinet, le client et sa banque. Elle date les tâches, à l’entrée comme à la sortie, les affecte à la gestion interne, et les met au rouge quand le délai passe. Et comme elle reçoit les dépôts par jedeclare.com, elle voit qu’une déclaration est partie, ou qu’elle n’est pas partie : un mandat révoqué trop tôt se voit à la première échéance qui reste au rouge, pas à la pénalité.
Damien Gossard construit Clara Direct avec les cabinets qui l’emploient. Les étapes et les délais de ce guide sont lus dans le catalogue des chaînes livré avec Clara, à la date indiquée en tête ; le texte, lui, est relu à chaque changement du catalogue. Tous les guides.