Ce que la lettre dit, et ce qu’elle ne fait pas
Le code de déontologie de la profession impose à l’expert-comptable un contrat écrit avec son client, qui définit sa mission et précise les droits et obligations de chacune des parties (article 151 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012). La lettre de mission en est la forme : la mission (tenue, révision, comptes annuels, déclarations, paie, juridique), la répartition des travaux entre le cabinet et le client, les honoraires, la durée.
Signée, elle part dans la GED. C’est là que commence le risque : tout ce qu’elle promet doit maintenant exister ailleurs, dans les outils et l’agenda de ceux qui feront le travail. Une ligne de la lettre que personne ne suit est une mission que le client croit confiée et que le cabinet découvrira à la première relance.
Traduire le périmètre en travaux suivis
Chaque ligne de la mission devient un travail suivi, avec un responsable et une échéance : la tenue et sa fréquence, la révision, les comptes annuels et la liasse, la TVA, la paie et la DSN si le social est confié, l’assemblée annuelle si le juridique l’est. Et pour chacune, une question à trancher par écrit : qui la fait, le cabinet ou le client ?
C’est la question qui coûte le plus quand elle reste implicite. Une TVA que le client déclare lui-même n’est pas une TVA en retard pour le cabinet ; une paie qu’il a confiée à un prestataire n’est pas une DSN manquante. Un outil qui ne sait pas qui traite quoi alerte à tort, ou se tait à tort.
Paramétrer le dossier : les échéances en dépendent
Les échéances d’un dossier se déduisent de quelques paramètres, et une erreur sur l’un d’eux fausse toute l’année :
- La date de clôture : elle date la liasse, les comptes annuels et l’assemblée.
- Le régime de TVA : réel normal, réel simplifié ou franchise en base. Il décide s’il y a une déclaration par mois, deux acomptes et une déclaration annuelle, ou rien.
- Le régime d’imposition : impôt sur les sociétés ou sur le revenu, et la liasse qui va avec.
- L’effectif : avec un salarié, la DSN mensuelle et tout le calendrier social.
- La forme juridique : elle décide du régime social du dirigeant et des obligations de dépôt.
Ces paramètres se vérifient au registre et dans les déclarations, pas seulement sur la parole du client : la forme et le siège au RNE, le régime de TVA dans les dernières déclarations déposées.
L’entrée du dossier
La signature déclenche l’entrée : les mandats de télétransmission et de prélèvement, l’accès à l’espace professionnel du client, la collecte bancaire, les premiers rendez-vous. C’est une chaîne de tâches entre services, avec des délais, que décrit le guide l’entrée d’un dossier ; les mandats ont le leur, les mandats jedeclare.com. Avant même la signature, les obligations de vigilance contre le blanchiment imposent d’identifier le client et son bénéficiaire effectif : le dossier doit en garder la trace.
Quand la mission change : l’avenant, et le reste
Une mission change plus souvent que la lettre. Le client embauche son premier salarié et confie la paie ; il franchit un seuil et passe au réel normal ; il change de forme juridique. Chaque fois, le périmètre change : un avenant daté et signé le constate, et les travaux suivis, les paramètres et les échéances doivent changer le même jour. Les guides de la première embauche, du seuil de TVA et du changement de forme juridique donnent les tâches de chacun de ces cas.
Le risque inverse existe aussi : un travail fait chaque année par habitude, que la lettre ne prévoit pas et que personne ne facture.
La revue annuelle
À la clôture, relire la lettre contre ce qui a été fait : les travaux prévus et faits, ceux qui ont été faits sans être prévus, ceux qui ont été prévus et confiés au client sans qu’il les fasse. C’est le moment de l’avenant qu’on a reporté, et du dialogue sur les honoraires qui s’appuie sur des faits plutôt que sur une impression.
Ce que Clara en fait
Clara ne rédige pas la lettre et ne la fait pas signer. Elle tient ce qui vient après. En tête de chaque fiche de dossier, le périmètre de la mission : une colonne par métier, une case par mission, et pour chacune ce que le cabinet tient et ce que le client garde ; ce qui n’est pas renseigné le dit, et mène à l’écran de paramétrage du dossier, où se tiennent la clôture, les régimes, la taille et qui traite quoi : c’est d’eux que les échéances se déduisent.
L’entrée du dossier déclenche sa chaîne de tâches, datée et affectée à chaque service ; un changement relevé au registre, la sienne. C’est décrit sur la page fonctionnalités.
Damien Gossard construit Clara Direct avec les cabinets qui l’emploient. Les étapes et les délais de ce guide sont lus dans le catalogue des chaînes livré avec Clara, à la date indiquée en tête ; le texte, lui, est relu à chaque changement du catalogue. Tous les guides.